เมื่อข้อมูลคือหนังสือเดินทางธุรกิจ

เมื่อข้อมูลคือหนังสือเดินทางธุรกิจ

เส้นทาง SME ไทยสู่ OECD ตอนที่ 6 โดย ดร.อุดมธิปก ไพรเกษตร

การใช้สื่อสังคมออนไลน์ โปรแกรมบัญชีบน Cloud การรับชำระเงินผ่านโทรศัพท์ หรือการเริ่มใช้ AI ยังไม่เพียงพอที่จะบอกว่ากิจการพร้อมด้านดิจิทัล ความพร้อมจะเห็นชัดเมื่อธนาคารขอข้อมูลรายได้ ลูกค้ารายใหญ่ขอหลักฐานการผลิต หรือผู้บริหารต้องการรู้ว่าสินค้าใดทำกำไร แล้วกิจการสามารถตอบได้จากข้อมูลชุดเดียวกัน

หลาย SME ยังมีข้อมูลกระจายอยู่ในโทรศัพท์ ไฟล์ส่วนตัว และระบบหลายแห่ง ตัวเลขไม่ตรงกัน ผู้รับผิดชอบไม่ชัด และรหัสผ่านอยู่กับพนักงานบางคน เทคโนโลยีจึงอาจเพิ่มความเร็วของความผิดพลาด แทนที่จะเพิ่มผลิตภาพ

ข้อมูลคือหนังสือเดินทางของธุรกิจ

ธนาคาร ผู้ซื้อ นักลงทุน และบริษัทใหญ่ต่างใช้ข้อมูลเพื่อประเมินความน่าเชื่อถือ รายได้ กระแสเงินสด แหล่งที่มาของวัตถุดิบ คุณภาพ และความเสี่ยงจึงต้องมีหลักฐานที่ค้นหาและอธิบายได้

จากบทความตอนที่ 5 การตรวจสอบสถานะคู่ค้าไม่ได้หยุดอยู่ที่คำถามว่ามีนโยบายหรือไม่ แต่ดูว่ากิจการจัดการความเสี่ยงอย่างไร ข้อมูลที่เชื่อมกับการปฏิบัติจริงจึงทำหน้าที่เสมือนหนังสือเดินทางไปสู่ทุน คู่ค้า และตลาดใหม่

เริ่มจากข้อมูลที่ธุรกิจต้องใช้ตัดสินใจ

การกำกับดูแลข้อมูล หรือ Data Governance สำหรับ SME ไม่จำเป็นต้องเริ่มด้วยคณะกรรมการและเอกสารจำนวนมาก จุดเริ่มต้นคือรู้ว่าข้อมูลใดสำคัญ อยู่ที่ใด ใครรับผิดชอบ และแหล่งใดเป็นข้อมูลหลัก

ข้อมูลลูกค้าอาจอยู่ทั้งในระบบขาย โทรศัพท์พนักงาน และไฟล์ส่วนตัว หากไม่มีแหล่งอ้างอิงหลัก กิจการจะไม่รู้ว่ารายการใดถูกต้อง นำไปวิเคราะห์ไม่ได้ และเสี่ยงใช้ข้อมูลผิดเมื่อเชื่อมกับระบบอัตโนมัติหรือ AI

กิจการจึงควรเลือกข้อมูลที่สัมพันธ์กับรายได้ ต้นทุน ลูกค้า และการดำเนินงานก่อน แล้วกำหนดผู้รับผิดชอบ วิธีแก้ไข และรอบทบทวนให้ชัด การจัดการข้อมูลจะมีคุณค่าเมื่อช่วยให้ตัดสินใจเร็วขึ้น ไม่ใช่เพียงมีไฟล์เพิ่มขึ้น

ความไว้วางใจเกิดจากวิธีใช้ข้อมูล

PDPA เป็นกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่ใช้บังคับอยู่แล้ว ประเด็นสำคัญอยู่ที่กิจการรู้หรือไม่ว่าเก็บข้อมูลส่วนบุคคลอะไร ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด เก็บนานเท่าใด ส่งให้ใคร และป้องกันอย่างไร

ความเสี่ยงมักซ่อนอยู่ในงานประจำ เช่น ใช้บัญชีร่วมกัน ส่งรายชื่อลูกค้าผ่านช่องทางส่วนตัว หรือให้ผู้ให้บริการภายนอกเข้าถึงข้อมูลโดยไม่มีขอบเขต การแก้ปัญหาจึงต้องลงไปถึงสิทธิการเข้าถึง ช่องทางส่งข้อมูล และขั้นตอนเมื่อพนักงานเข้า–ออกจากงาน

การปฏิบัติตาม PDPA ที่ดี

ระบบต้องเดินต่อได้เมื่อเกิดเหตุ ความปลอดภัยไซเบอร์ไม่ใช่งานของฝ่าย IT เพียงฝ่ายเดียว เมื่อบัญชีถูกยึด ไฟล์ถูกเข้ารหัส หรือระบบสั่งซื้อใช้ไม่ได้ ผลกระทบเกิดกับการขาย การออกเอกสาร การรับเงิน และการสื่อสารกับลูกค้าโดยตรง

SME ควรรู้ว่าระบบใดหยุดไม่ได้ ข้อมูลใดหายไม่ได้ ใครตัดสินใจเมื่อเกิดเหตุ และจะกลับมาทำงานได้อย่างไร มาตรการพื้นฐานอย่างบัญชีผู้ใช้รายบุคคล การยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน การสำรองข้อมูล และการทดลองกู้คืนมีคุณค่าก็ต่อเมื่อทำจริงและตรวจสอบได้

Cloud ช่วยลดต้นทุนและทำให้ SME เข้าถึงระบบที่มีคุณภาพ แต่ความรับผิดชอบยังแบ่งกันระหว่างผู้ให้บริการกับกิจการ ผู้ให้บริการดูแลโครงสร้างพื้นฐาน ส่วน SME ต้องดูแลผู้ใช้ สิทธิ รหัสผ่าน การตั้งค่า การสำรอง และแผนย้ายข้อมูล งออก อาจทำให้ความสะดวกกลายเป็นความเปราะบาง

AI ต้องเริ่มจากกติกาที่ชัด

AI ช่วยลดงานซ้ำ วิเคราะห์ข้อมูล และเพิ่มความเร็ว แต่ก็อาจสร้างคำตอบผิด เปิดเผยความลับ หรือถูกนำไปใช้ตัดสินใจโดยไม่มีการตรวจสอบ

กิจการควรกำหนดว่าข้อมูลใดห้ามใส่ในเครื่องมือ AI งานใดต้องมีคนตรวจ ใครรับผิดชอบผลลัพธ์ และเมื่อใดต้องหยุดใช้หรือทบทวน การใช้ AI ควรเริ่มจากงานที่มีข้อมูลพร้อมและวัดผลได้ ไม่ใช่เริ่มจากเครื่องมือที่กำลังเป็นกระแส

สิ่งที่ SME ควรทำก่อน

เริ่มจากระบุข้อมูลและระบบที่หากหายหรือหยุดแล้วกระทบรายได้ ลูกค้า หรือกฎหมาย จากนั้นกำหนดเจ้าของข้อมูล แหล่งอ้างอิงหลัก และสิทธิการเข้าถึงให้เหมาะกับหน้าที่

ขั้นต่อไปคือสำรองข้อมูลและทดลองกู้คืน กำหนดวิธีรับ–ส่งข้อมูลกับพนักงาน คู่ค้า และผู้ให้บริการ รวมถึงขั้นตอนปิดสิทธิเมื่อพนักงานออกจากงาน ส่วนกิจการที่ใช้ AI ควรมีกติกาและผู้ตรวจสอบผลลัพธ์

SME ไม่จำเป็นต้องทำทุกเรื่องพร้อมกัน ระบบที่สร้างรายได้ ข้อมูลที่กฎหมายคุ้มครอง และจุดที่หากล้มแล้วธุรกิจหยุดควรได้รับการจัดการก่อน

ภาครัฐต้องทำให้บริการกลางใช้ได้จริง

การให้รายเล็กจัดการเรื่องข้อมูล PDPA ความปลอดภัยไซเบอร์ และ AI ด้วยตนเองทั้งหมดไม่สอดคล้องกับข้อจำกัดด้านคนและเงิน ภาครัฐจึงควรมีแบบประเมินที่เชื่อมไปยังบริการจริง เช่น ระบบบัญชีและจัดเก็บเอกสารที่ตั้งค่าความปลอดภัยไว้แล้ว บริการสำรองและกู้คืน ศูนย์ช่วยเหลือเมื่อเกิดเหตุ และที่ปรึกษาที่เข้าใจทั้งกฎหมายกับเทคโนโลยี

บริการควรแยกตามขนาดและความเสี่ยง มีราคาเข้าถึงได้ และเชื่อมกับเงินสนับสนุน สินเชื่อ การพัฒนาคู่ค้า หรือการเข้าสู่ตลาด ตัวชี้วัดต้องสะท้อนเวลาค้นหาข้อมูล เหตุหยุดชะงัก ความสามารถตอบแบบประเมินคู่ค้า และผลจากการใช้เทคโนโลยี

สำหรับ SME การตัดสินใจสำคัญคือเลือกให้ชัดว่าข้อมูลชุดใดต้องเชื่อถือได้ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และระบบใดต้องพร้อมเมื่อธุรกิจต้องใช้

แหล่งข้อมูล

●    OECD, The Digital Transformation of SMEs

●    OECD, SME and Entrepreneurship Outlook 2023, 2023

●    OECD, Recommendation of the Council on Artificial Intelligence (OECD/LEGAL/0449), 2024

●    OECD, Guidelines Governing the Protection of Privacy and Transborder Flows of Personal Data (OECD/LEGAL/0188)

●    OECD, Recommendation on Digital Security Risk Management for Economic and Social Prosperity (OECD/LEGAL/0415)

●    OECD, Digital for SMEs Global Initiative (D4SME)

●    สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม, SME Big Data